Handelaar
Background image
Commerçant
Commerçant
Commerçant

Hoe het bewijs van de overeenkomsten leveren?

Wat gebeurt er als er een geschil ontstaat over het bestaan of de inhoud van een onlineovereenkomst (gesloten op het web of via e-mail) ? Hier moeten we een onderscheid maken tussen een overeenkomst met een handelaar en een overeenkomst met een consument.

Hoe kan ik het bewijs leveren van een overeenkomst met een andere handelaar?

Indien u het bestaan en/of de inhoud wilt bewijzen van een contract met een handelaar, dan beschikt u over de vrijheid van bewijs. Met andere woorden : u mag op alle mogelijke manieren aantonen dat u wel degelijk een overeenkomst heeft gesloten en dat uw medecontractant deze of gene clausule heeft aanvaard (bijvoorbeeld een arbitrageclausule of een clausule tot beperking van de aansprakelijkheid). Hoe ? Onder andere met een kopie van de bestelbon, van de bevestiging van uw bestelling en/of van de eventuele algemene en bijzondere voorwaarden die u heeft gekregen, bijvoorbeeld per e-mail. Een papieren document met een handgeschreven ondertekening is dus niet onontbeerlijk. Toch komt het de rechter toe de bewijskracht te beoordelen van de stukken die u hem voorlegt. Het is dus opletten geblazen ! Gebruik voor belangrijke juridische documenten liefst een beveiligd elektronische-handtekeningsysteem.

Drie tips dus :

  • Bewaar steeds een gedrukte of elektronische kopie van alle documenten die u met uw handelspartner uitwisselde !
  • Gebruik voor belangrijke contracten liefst een elektronische-handtekeningsysteem dat beantwoordt aan alle wetsvereisten, zodanig dat de handtekening kan worden gelijkgesteld met een geschreven handtekening (zoals hierna uitgelegd).
  • Als u een geregelde relatie onderhoudt met een of andere commerciële partner, kan u een beroep doen op bewijsovereenkomsten, waardoor u zelf de regels bepaalt over de ontvankelijkheid en de bewijskracht van de elektronische documenten. Zo zouden de partijen kunnen overeenkomen dat een gewone e-mail en een met de hand ondertekend papieren document gelijkwaardig zijn. Zo'n oplossing kan handig zijn doordat de betrokken partijen de overeenkomst kunnen afstemmen op hun eigen rechtsbetrekkingen en noden, maar ook omdat ze als "wet van de partijen" bindend is voor de rechter.

Hoe kan ik het bewijs leveren van een overeenkomst met een consument?

Het zij gezegd : als handelaar zal u het moeilijker hebben om het bestaan en de inhoud van de overeenkomst te bewijzen tegenover een consument dan tegenover een andere handelaar.

Er moet een onderscheid worden gemaakt naargelang het totale bedrag van de rechtshandeling lager is dan (of gelijk aan) of hoger is dan 375 euro.

In het eerste geval valt u onder het stelsel van de bewijsvrijheid, zoals hierboven aangegeven. Om aan te tonen dat de consument uw aanbieding aanvaardde, kan u zich dus beroepen op de bestelbon die hij invulde, ook al gaat het om een elektronische en niet ondertekende versie. U zou ook kunnen steunen op de algemene voorwaarden die op uw website voorkomen en waarnaar de bestelbon verwijst. De rechter kan evenwel oordelen dat een bestelbon geen bewijskracht heeft omdat hij niet met de nodige veiligheid en integriteit is opgemaakt, althans indien er geen aanvullende bewijsmiddelen worden verstrekt (zoals een document waaruit blijkt dat de consument betaalde, een getuigenis, enz.).

In het tweede geval zou u normaal in het bezit moeten zijn van een "onderhandse akte" of, in meer verstaanbare taal, een ondertekend document. Daaronder verstaat men niet alleen een met de hand ondertekend papieren document, maar ook een document dat met een mechanisme voor elektronische handtekening werd ondertekend, voor zover die elektronische handtekening aan de wetsvereisten beantwoordt. Indien u geen enkele van die ondertekeningstechnieken gebruikt, valt er te vrezen dat u moeilijk het bewijs zal kunnen leveren van de bestelling en van het sluiten van de overeenkomst (alsook van de inhoud van de overeenkomst).

Welke bewijzen moet ik leveren als ik een contract sluit met een consument?

Bij een geschil met een consument moet u volgens de wet bewijzen dat u uw verplichtingen bent nagekomen:

  • u moet de consument een aantal algemene inlichtingen verstrekken;
  • u moet de consument inlichten voordat hij een bestelling plaatst;
  • zo nodig moet u de algemene voorwaarden in een zodanige vorm meedelen dat de consument ze kan reproduceren en bewaren;
  • u moet de klant de gepaste technische middelen verschaffen om verkeerd ingebrachte gegevens in de gaten te krijgen en te verbeteren;
  • u moet de consument bepaalde inlichtingen schriftelijk of op een duurzame informatiedrager bevestigen;
  • u moet de klant, zonder onverantwoorde vertraging en met de elektronische post, een ontvangstbericht met een samenvattend overzicht van zijn bestelling toesturen;
  • u moet vooraf de toestemming van de geadresseerde hebben voor het toezenden van e-mailreclame.

Die bewijzen mogen worden geleverd met alle wettelijke middelen. Daartoe heeft u geen ondertekend document nodig. Wel kan het nuttig zijn een beroep te doen op een vertrouwensderde om uw webstek te archiveren en te laten labelen of om de verzending en ontvangst van bepaalde inlichtingen per aangetekende elektronische post te bevestigen Een eenvoudig middel is bijvoorbeeld aan een gerechtsdeurwaarder of een openbaar ambtenaar vragen om vanuit zijn studie een online aankoop te verrichten, alle opeenvolgende schermen af te drukken en te certifiëren evenals de werking van de site en de aanwezigheid van de onmisbare wettelijke vermeldingen.

Meer uitleg vindt u onder: Welke informatie moet ik aan de klant geven vóór zijn bestelling?

Wordt een gewone e-mail als bewijs erkend?

Een e-mail kan hooguit als een vermoeden en/of een begin van schriftelijk bewijs worden beschouwd. Wat eigen is aan beide middelen, is dat ze noodzakelijkerwijs moeten worden aangevuld met andere bewijsmiddelen om de rechter te overtuigen van de bewijskracht. In het juridische jargon spreekt men dan ook van "onvolkomen" bewijsmiddelen. Als u zich dus alleen maar kunt beroepen op een gewone e-mail (niet aangevuld met getuigenissen of andere aanwijzingen), dan ziet het er sterk naar uit dat die e-mail alleen de rechter niet zal overtuigen van de realiteit of de inhoud van de overeenkomst, althans wanneer er hierover betwisting bestaat. Dat komt door de relatieve onzekerheid rond het opmaken en verzenden van een gewone e-mail en door de vele vervalsingsmogelijkheden.

Indien de e-mail niet elektronisch ondertekend is, zal hij wellicht niet worden beschouwd als een in de zin van de wet met de hand ondertekend document, tenzij de rechtspraak hierover eerlang een ander standpunt inneemt. Wanneer de wet dus als bewijs een ondertekend document eist (inzonderheid tegenover een particulier voor een rechtshandeling die 375 euro overschrijdt), dan kan redelijkerwijs worden gesteld dat een gewone e-mail niet aan die voorwaarde voldoet.

Die stelling moet echter worden genuanceerd. De bepalingen over het bewijs zijn namelijk niet van openbare aard. Dit betekent dat de al of niet ontvankelijkheid en bewijskracht van elektronische documenten vóór het sluiten van een overeenkomst in een contract kan worden vastgelegd. Zo zouden de partijen kunnen overeenkomen dat een e-mail of telefax en een met de hand ondertekend papieren document gelijkwaardig zijn. Een dergelijke overeenkomst wordt in principe als geldig aanvaard en voorkomt dat de partijen achteraf al te gemakkelijk de bewijskracht van die elektronische documenten kunnen betwisten.

Is een elektronisch ondertekend document een afdoend bewijsmiddel?

Om interessant te zijn moet een elektronisch ondertekend document evengoed als bewijs kunnen dienen als een papieren document met een klassieke (handgeschreven) ondertekening. Laten we even kijken wanneer een elektronische handtekening zonder meer met een handgeschreven handtekening wordt gelijkgeschakeld.

Om automatisch geassimileerd te worden met een handgeschreven handtekening, om in aanmerking te komen voor het juridische stelsel dat voor de handgeschreven ondertekening bestaat en aldus een voldoende rechtskundige bescherming te genieten, moet de elektronische handtekening als dusdanig “gekwalificeerd” worden in de zin van de Europese eIDAS-Verordening (op de website van de FOD Economie vindt u meer informatie over "elektronische handtekening en andere vertrouwensdiensten"). In de praktijk staat onze Belgische elektronische identiteitskaart toe om, met behulp van zijn gekwalificeerd certificaat van elektronische handtekening, een elektronische handtekening te genereren.